2012 – turbulens forude?
Det fælles bibliotekssystem nåede ikke engang at få det sidste nye bibliotek på plads, før de første omrokeringer på AU-bibliotekerne gik i gang. 2012 bliver således ikke det stille år, hvor vi kan få ordnet alt efterslæbet fra de sidste 3 år, tværtimod skal der igen prioriteres blandt store og små opgaver.
Sker der overhovedet noget?
Opgavebasen Bugzilla er nede på ca. 250 uløste opgaver.
64 af dem blev åbnet før 2011.
Alene i 2011 blev der åbnet 757 opgaver, store som små, så noget er der jo altså sket…
E-tidsskrifter og Search
Endnu et flueben i prioriteringslisten for 2011: Frasortering af maskinelt vedligeholdte e-tidsskrifter til Search sker nu korrekt, dvs. de manuelt vedligeholdte kommer ind, som de skal (bug 2049). Det har været et sejt træk at finde en sikker løsning, men det ser ud til at være lykkedes nu.
De store opgaver i 2012
a. AUL omflytninger (deadline: løbende)
b. Fletning af dubletposter i Aleph-basen (deadline: forhåbentlig sommer 2012)
c. Opgradering af Aleph-systemet til seneste version (deadline: tidligst årsskiftet 2012/13, den skandinaviske version ventes tidligst klar omkring påske 2012)
Lige i hælene på dem kommer onlinebetalinger af udeståender, hvor fase 1, betaling af gebyrer, som tidligere nævnt, meget gerne skulle være i drift i første kvartal 2012.
Statistikker
Statistikker vedr. kørsel og udlån for 2011 er nu færdige og kan hentes på AlephWiki
OBS. Udlånsstatikkerne ligger som PDF-filer, men de vil blive lagt ud som Excel-filer hurtigst muligt.
Biblioteksstatistikkerne tager vi fat på den 13. januar, hvor også den længe efterspurgte workshop i ARC (Aleph Reporting Centre) vil blive planlagt. Mere information følger.
Næste styregruppemøde er planlagt til den 3. februar 2012
Usability-undersøgelse af Search: husk gå-hjem-mødet den 17. januar kl. 15 på SB
Friske statistikker
Statistikkerne er som bekendt flyttet til statistiksiden på AlephWiki og de er netop blevet opdateret (7.12.2011).
Dybt hælder året i sin gang…
Husk at:
Fællessystemet er lukket fra den 27.12. kl. 16 til den 28.12. kl. ca. 8 (check også ‘Driftsstatus’), så ATB (Århus Tekniske bibliotek) kan komme med.
Det Jyske Musikkonservatorium forsvinder fra fællesbasen den 16. december 2011. Der er lukket for afgivelse af bestillinger fra i dag, den 2. december, men det er muligt at låne, hvis man møder op på biblioteket.
SBINS
Indtil videre kører afviklingen som planlagt: der blev udsendt mails til knap 400 ansatte den 1. december om at ændringen sker med virkning fra den 19. december og der er lister over de relativt få, som manuelt får tildelt den nye ordning fra samme dato.
Biblioteksflytninger på ARTS
Sammenlægningen af Sprogbiblioteket og Ringgadebiblioteket under det nye fællesnavn Nobelbiblioteket er nu næsten tilende – i hvert fald Statsbibliotekets ende. Det er lykkedes at være stort set ajour med at få opdateret Aleph til tiden og snarest muligt vil også Search afspejle de ændrede navne og placeringer.
Det nye præfix for de materialer, der er flyttet til SB’s magasiner er ‘X’, altså filial XSPRO og alle tilsvarende afdelinger starter med ‘x’ . Se den samlede oversigt på AlephWiki her
Ny prioriteringsliste
Det er faktisk lykkedes at lukke størstedelen af de opgaver med højest prioritet, som vi har kontrol over. Vi har derfor planlagt en ny prioriteringsrunde i januar, der vil blive orienteret yderligere.
Fra styregruppemødet den 17.11.2011
Der er stadig praktiske ting omkring gebyrer, hjemkaldelser, koordinering af lukkedage m.m. der bør ses nærmere på, men det må overlades til den kommende organisation af bibliotekerne.
Statistikker: bedre leverancer af udlånsstatistikker og kørselsstatistikker blev efterlyst. De kan fremover findes her og SB arbejder på at automatisere udtrækkene, så de køres med faste intervaller.
Brugerundersøgelsen: blev gennemført som en kvalitativ tænke-højt-test med 8 repræsentative brugere. Interviewguiden er udarbejdet i samarbejde med brugergrænsefladegruppe. Rapporten forventes klar i december og vil blive præsenteret i et større forum snarest derefter.
Search: har fået en ansigtsløftning i samarbejde med en ekstern konsulent og på baggrund af bla. input fra brugergrænsefladegruppen. Forventes idriftsat jan. 2012. NB: Brugerundersøgelsen er gennemført på det nye design.
Mobilwebapplikationen blev demonstreret. Forventes released i jan. 2012
Onlinebetaling: Der er lavet forsøg og en DIBS betaling er gennemført i test.
Vi forventer, at der i løbet af første kvartal 2012 kan håndteres betaling af simple mellemværender, svarende til fase 1 af det tidligere fremlagte projektforslag.
Styregruppemøde, SBINS og opgavestatus
Møde i styregruppen 17.11.2011
Der er forslag om behandling af bl.a. følgende punkter:
- Gensidig orientering (flytninger af materiale fra ARTS, det nye AUL)
- Status på DPB samt AU som helhed
- Brugergrænsefladen:
- – a. Brugerundersøgelsen
- – b. Ny Search
- – c. Mobilitet (Mobiladgang til Search)
- – d. Online betaling
SBINS
Hvis alt går efter planen, ændres SBINS-ordningen fra og med den 19. december 2011. At det netop bliver denne dato, skyldes, at der i forvejen skal ændres i Aleph-konfigurationen, når ATB skal ind i fællessystemet. IT-drift vil gerne samle større ændringer på så få kørsler som muligt og slår i dette tilfælde flere fluer med et smæk.
Den endelige køreplan, incl. informationsaktiviteter, bliver fastlagt den 23. november og umiddelbart efter bliver bibliotekspersonalet på AU og SB orienteret.
Opgavestatus
Som nogen forhåbentlig har bemærket, er der blevet løst rigtig mange opgaver på det seneste:
- Der er lukket 129 bugs i alt vedr. AUKAT og/eller UDPB siden 1.7.2011.
- Der er åbnet 104 bugs i samme kategori og tidsrum, hvoraf de 32 også nåede at blive lukket igen.
- Der er p.t. 124 åbne bugs i denne kategori.
Lige nu er næsten alt dog sat på stand-by til fordel for flytningerne på Sprogbiblioteket og Ringgadebiblioteket. Det ser ud til, at vi vil kunne holde fællessystemet opdateret nogenlunde i takt med at materialerne flyttes rundt.
Opgradering af Aleph
Opgradering til seneste version kommer til at tage længere end beregnet, da vi er nødt til at vente på version 21 – version 20 kommer ikke i dansk udgave.
Flytterod på ARTS-biblioteker
Flytterod på ARTS-biblioteker
Den næste måneds tid, indtil medio december 2011, sker der store omflytninger på Sprogbiblioteket og Ringgadebiblioteket, som både skal flytte sammen og flytte omkring halvdelen af samlingerne til midlertidig arkivering i SB’s magasin i Skejby.
Man har valgt at holde bibliotekerne åbne, men det kan ikke undgås, at der vil opstå forlængede ekspeditionstider og at Search tilsvarende kan være misvisende mht tilgængelighed og ekspeditionstider. Pga de meget korte tidsfrister kan vi på SB ikke nå at holde den fælles biblioteksbase løbende opdateret, men vi vil gøre hvad vi kan.
Kortvarig julelukning af bibliotekssystemet
Århus Tekniske Bibliotek skal ind i det fælles bibliotekssystem ved årsskiftet 2011/12 og der er nu lavet en plan for idriftsættelsen. Det har tidligere været meldt ud, at vi håbede på at undgå at lukke bibliotekssystemet helt, men det har vist sig for usikkert. Til gengæld kan opdateringen afvikles over meget kort tid og uden for normal arbejdstid, da der er tale om ganske få katalogposter (ca.16.000).
Bibliotekssystemet forventes at være lukket den 27.12. fra kl. 16 indtil den 28.12. kl. 8.00.
Det betyder, at der er lukket for alle moduler i Aleph-systemet og at der ikke kan afgives bestillinger via Search, som dog er åben for søgning og adgang til e-ressourcerne.
Efterårsstatus oktober 2011
Oprydning i det fælles system:
a. Opstillingsangivelser for tidsskrifter på fase-2-bibliotekerne (bug 2047) er nu synlige i Search, dvs. den første af prioritet-1-opgaverne er hermed løst.
b. Search har i øvrigt gennemgået en grundig efterårsrengøring, som man måske har opdaget? Ellers fremgår det af Driftsstatus.
c. Udsendelse af påmindelser (bug 1706) er meget tæt på at være klar. Der bliver givet yderligere information til såvel bibliotekerne som slutbrugerne, så snart vi kan sætte en dato på idriftsættelsen.
d. SBINS-ordningen vil blive neddroslet kraftigt (bug 2396), som tidligere aftalt, men det vil være nødvendigt at bevare en ordning for de brugere, som i dag ikke har mulighed for at benytte et af AU-bibliotekerne og som har ret til at få udbragt materiale. Denne ordning vil blive administreret via SB, dvs. AU-bibliotekerne vil ikke blive berørt af den. Det kræver nogle yderligere undersøgelser, bl.a. omkring brugerregistret, som ikke er færdige endnu. Her vil også blive informeret yderligere, så snart vi kan sætte datoer på.
e. Opgaver i forbindelse med kassation er der efterhånden mange af, og den usikre situation med mulige og umulige biblioteksflytninger er jo ikke blevet anderledes. I forbindelse med kassation udvikles der forskellige værktøjer, som heldigvis også kan bruges i andre sammenhænge, så indsatsen kommer flere tilgode.
f. Århus Tekniske Bibliotek er på vej ind i det fælles system og de første datakonverteringer skulle have været gennemført i uge 41, men teknikken drillede (igen), så det sker først i uge 42. Der har også skullet træffes beslutninger om fjernlånsopsætning og forholdet mellem de delvis sammenbragte børn fra bibliotekerne på Katrinebjerg og på Dalgas Avenue. Bofællesskaber er sjældent ukomplicerede…
Næste styregruppemøde er den 17. november 2011.
Styregruppemøde, tweets og statistikker
Styregruppemøde den 6. september
Styregruppen for projektet fortsætter som bekendt mens udredningen af AU Library står på. Per Lindblad Johansen er indtrådt i stedet for Carsten Riis. Dagsorden for mødet var:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidst
3. Ny styregruppe – rammerne for arbejdet
4. Fælles lånerreglement og services /LM/JB
5. Status og evaluering af fase 3 /KST/JB
6. Evaluering af Search/HL
a. Demobaseret diskussion
b. Udviklingsplan 2011
c. Mobilitet
7. Online betalinger /SMI
8. Evt.
Referatet foreligger ikke endnu, men der er vist ikke tvivl om, at udvikling af online-betalingsmulighed kun kan gå for langsomt.
AU-kataloggruppemødet den 1. september
Referat er udsendt til godkendelse senest 14. september.
OBS. Indstillingen vedr. påmindelser er blevet ændret af styregruppen, da begrebet optræder i reglementet, som man ikke vil røre før den nye struktur er klar. Påmindelser 3 dage før afleveringsdatoen vil derfor blive sat i drift snarest muligt. De udsendes kun pr. e-mail.
Twitter, tweets og Search
Højrespaltens tweets blev i starten voldsomt kritiseret, men flere og flere har opdaget, at det også kan udvikle sig til en kommunikationskanal mellem bibliotekerne og deres brugere.
En kort vejledning i hvordan man gør ligger her.
Inspiration til en kreativ anvendelse af Twitter kan bl.a. ses på hjemmesiden for Statens Arkiver, som bruger værktøjet særdeles målrettet.
Friske udlånsstatistikker er klar her.
Oprydning m.m.
Sidste fase – oprydning
Det blev aftalt på styregruppemødet i juni, at efteråret skulle bruges på oprydning og de nødvendige justeringer af bibliotekssystemet. Udlånsflowet skal have et serviceeftersyn; her indgår arbejdet med den længe efterspurgte mulighed for elektronisk betaling af diverse udeståender, som desværre skal fungere på tværs af to separate institutioner og mellem to store tunge IT-systemer. Der er dog lys forude: vi er ved at undersøge et produkt, som kan skabe adgang til Navision på en brugbar måde, men SB skal investere udviklingsressourcer, der er ingen nem løsning på opgaven.
Fejl i data, der kortslutter udlånsmulighederne skal også gennemgås. Alene fletning af dublerede data vil optimere udlånsflowet mærkbart, men det er også en opgave, der vil kræve rigtig mange arbejdstimer.
Brugergrænsefladen
Brugergrænsefladegruppen fortsætter uændret frem til årsskiftet. Kommentarer og ønsker om ændringer i Search bedes sendt til tovholder Birgit Nørgaard-Christensen (eller til et af medlemmerne), til videre behandling i gruppen.
Ingeniørhøjskolens bibliotek i fællessystemet
IHAs (Ingeniørhøjskolen i Aarhus) Aleph-system skal integreres i fællessystemet med virkning fra 1.1.2012, i forbindelse med at dele af samlingen indgår i det nye fællesbibliotek med IT-biblioteket på Katrinebjerg.
AU-kataloggruppemøde den 1. september: prioritering, prioritering, prioritering
På dette møde vil hovedemnet være prioritering af opgaver vedr. opretning af data og uheldige arbejdsgange. Vi har gode erfaringer fra foråret med at koncentrere indsatsen på få, men velvalgte opgaver – så tænk over hvad det vil være allervigtigst at få styr på.
Det Jyske Musikkonservatorium
I 2010 blev DJM, ved fusion med Nordjysk Musikkonservatorium, til én institution med to afdelinger. Deres biblioteker skal pr. 1.1.2012 driftes af SB som et nyt fælles system. Det betyder, at de nuværende katalogposter fra Aarhus-afdelingen af DJM udgår af AU/SB-systemet fra samme dato.
Fase 3 i mål
Fase 3 overstået og systemet kører
Det er formentlig ikke undsluppet nogens opmærksomhed, at det fælles bibliotekssystem for AU og SB nu officielt er kørende på alle bibliotekerne; man var oven i købet klar lidt før det officielle åbningstidspunkt.
Bestillinger fra Bibliotek.dk og Netpunkt åbnes forventeligt fra på mandag den 11.7., men for en sikkerheds skyld er den 13.7. angivet som åbningsdato i forhold til slutbrugerne.
Der er følgende kendte udeståender og ny funktionalitet, der har betydning for alle/flere i fællesskabet:
Artikelbestilling
Bestillingsfunktion fra linkresolveren på materialer der ikke er adgang til. Yderligere beskrivelse af funktionaliteten her
Brugerregister
Ca 19.000 nye lånere er oprettet i brugerregisteret.
Lånere der ikke tidligere har været kendt i systemet: Læs om evt. problemer med login i den forbindelse her: http://www.statsbiblioteket.dk/nyheder/dpb-problemer-med-at-logge-pa
Konverteringsfejl og -mangler
Der er flere eksempler på DPB materialer, der kan bestilles, men som reelt ikke er til rådighed. Herunder flere tidsskifter.
- Der arbejdes og vil løbende blive arbejdet på at få dette rettet op.
Hvis du oplever fejl og/eller problemer, bedes du kontakte helpdesk@statsbiblioteket.dk , med en beskrivelse af problemet, gerne suppleret med skærmdumps.
Akutte problemer kan meldes telefonisk til helpdesk på 8946 2020.
Lidt projektinfo:
Styregruppen: Carsten Riis er blevet afløst af Per Lindblad Johansen. De fremtidige samarbejdsrelationer mellem SB og AU er også i spil i forbindelse med omstruktureringen af AU’s biblioteker, så der er p.t. ingen bud på, hvad der skal afløse styregruppen, nu hvor projektet formelt er slut; opfølgning foregår dog resten af efteråret, så helt slut er det nu ikke 
Brugergrænsefladegruppen fortsætter også lidt endnu, og der bl.a. ved at blive planlagt et antal orienteringsmøder for bibliotekerne om den nye Search, bl.a. på opfordring fra styregruppemødet den 20. juni.
